Cinco consejos para crear una mejor experiencia en el lugar de trabajo digital para sus empleados

Pasar a un lugar de trabajo digital es un gran ajuste no solo para la empresa sino también para sus empleados. Encontrar las herramientas adecuadas es solo el primer paso para crear un lugar de trabajo digital exitoso. Sería útil si también se concentrara en crear excelentes experiencias para sus empleados.

Según OwlLabs, casi el 70% de los trabajadores en los EE. UU. han estado trabajando de forma remota durante el último año. Y con el COVID-19 todavía acechando a la vuelta de la esquina, el 80% de los empleados cree que seguirá haciéndolo en los próximos meses. Esto consolida la importancia del lugar de trabajo digital en sus planes de negocio actuales y futuros.

Dicho esto, aquí tienes algunos consejos sobre cómo puedes crear una mejor experiencia de trabajo digital para tus empleados

1. Evalúe su tecnología actual

Antes de poder comenzar a operar digitalmente, debe asegurarse de que su tecnología actual sea adecuada. Identifique las herramientas que sus empleados necesitarán para que la configuración sea efectiva y exitosa. Algunos ejemplos son una conexión a Internet, hardware, equipo y software. Una vez que haya identificado sus necesidades, podrá empezar a centrarse en cerrar las brechas de su sistema digital actual.

Con la tecnología adecuada, la transición a un lugar de trabajo digital puede ser mucho más fluida y rápida. Asimismo, aprender sobre software de gestión empresarial es fundamental. Este tipo de solución puede ayudarle a evaluar y determinar las mejores formas de integrar los flujos de trabajo de sus empleados en el espacio digital.

2. Fomenta comunicaciones efectivas

Gracias a los distintos canales de comunicación podrás disfrutar de todos los beneficios de la comunicación digital en el lugar de trabajo. Atrás quedaron los días de los buscapersonas o buscapersonas, las máquinas de fax y los carteros. Sus empleados pueden comunicarse fácilmente con sus colegas a través de correos electrónicos, aplicaciones de mensajería instantánea, videollamadas u otras herramientas de colaboración.

Al aprovechar estas herramientas, puede optimizar las comunicaciones dentro y fuera de la oficina. Permite que su equipo trabaje en conjunto virtualmente sin la necesidad de reunirse personalmente. Pueden enviar archivos y documentos a otra persona por correo electrónico o cargarlos en un almacenamiento centralizado. Si hay algún anuncio o actualización importante, puedes notificarlo automáticamente a todos los demás con solo unos pocos clics.

3. Haga que los archivos y los datos sean accesibles

Tener un lugar de trabajo digital significa digitalizar todos los archivos, documentos y datos necesarios para sus procesos. Pero más que eso, debe asegurarse de que todos ellos sean fácilmente accesibles para sus empleados. Después de todo, esto contendría toda la información y los materiales que necesitan para realizar sus tareas.

Una base de datos centralizada permite a sus empleados compartir diferentes archivos y documentos con todos dentro de la organización. Pueden cargar estos archivos para que cualquier otra persona pueda verlos, editarlos o descargarlos. Y para asegurarse de que todos estos documentos estén protegidos, puede establecer permisos y autorizaciones específicos para cada empleado. También puede proporcionar un portal para empleados donde puedan acceder a sus nóminas, asistencia, calificación de desempeño, asignaciones y más.

4. Asegúrese de que haya soporte disponible

La tecnología puede ser algo voluble. A veces puede fallar inesperadamente, lo que provoca tiempos de inactividad no planificados. Del mismo modo, sus empleados pueden encontrar algunos problemas que no pueden resolver por sí solos. Sin la atención adecuada, esto puede afectar la productividad individual y del equipo.

Por lo tanto, es fundamental brindar el apoyo adecuado para estos casos. Y aunque no todo el mundo puede tener un equipo de TI dedicado a ayudar a mantener el lugar de trabajo digital, existen otras opciones disponibles para usted. Por un lado, puede subcontratar profesionales de TI. Otra opción es buscar soluciones confiables para el lugar de trabajo digital con una excelente atención al cliente. Con su experiencia, pueden ayudar a sus empleados con cualquier problema que encuentren en su espacio de trabajo digital.

5. Proporcione un espacio de trabajo digital flexible

Uno de los mayores beneficios del lugar de trabajo digital es la flexibilidad que brinda a todos sus empleados. A través de él, sus empleados pueden incluso empezar a trabajar de forma remota a tiempo completo. Lo más importante es que hace que ampliar su negocio sea más fácil y rápido.

Para garantizar la flexibilidad, debe considerar la compatibilidad multiplataforma con todas (o algunas) de sus aplicaciones y software cruciales, como teléfonos inteligentes, tabletas y otros dispositivos móviles. De esta manera, sus empleados pueden acceder al trabajo incluso mientras están en movimiento. Del mismo modo, puede diseñar sus espacios de trabajo para que sean fáciles de usar, de modo que todos puedan acostumbrarse fácilmente a las diversas aplicaciones y software necesarios para el trabajo.

Revolucionando el lugar de trabajo

En este punto,