“Las herramientas de gestión empresarial son todos los sistemas, aplicaciones, controles, soluciones de cálculo, metodologías, etc. que utilizan las organizaciones para poder hacer frente a los mercados cambiantes, garantizar una posición competitiva en ellos y mejorar el rendimiento empresarial.”
– "Gestión". Diccionario de negocios. Consultado el 28 de octubre de 2014.

¡Los sistemas de gestión empresarial (BMS) son fantásticos! Le ofrecen las herramientas y estrategias para documentar sus procesos comerciales y definir su forma de trabajar. Son un método estándar para lograr consistencia y calidad en todo lo que haces.

¿Qué es un BMS?

“Sistema de Gestión Empresarial (acrónimo “BMS”, también conocido como BM System) es un conjunto de herramientas para la planificación estratégica e implementación táctica de políticas, prácticas, directrices, procesos y procedimientos que se utilizan en la desarrollo, implementación y ejecución de planes y estrategias de negocio y todas las actividades de gestión asociadas. El Sistema de Gestión Empresarial proporciona una base para la implementación exitosa de decisiones comerciales estratégicas y tácticas con respecto a las actividades, procesos, procedimientos y tareas actuales con el fin de cumplir las metas y objetivos existentes de una organización con fines de lucro y satisfacer las necesidades y expectativas del cliente”.
– MiGuíadeAdministración.

La idea principal de BMS es proporcionar al personal de gestión herramientas para planificar, monitorear y controlar las actividades de gestión y medir el desempeño empresarial, e implementar procesos de mejora continua dentro de una organización. La idea del sistema de gestión empresarial identifica los principios de existencia de una organización exitosa y está estrechamente relacionada con los criterios de éxito empresarial.

¿Qué tipo de herramientas forman parte de un BMS?

Existen herramientas relacionadas con el departamento de cada organización que se pueden clasificar para cada aspecto de la gestión. Por ejemplo: herramientas de planificación, herramientas de procesos, herramientas de registros, herramientas relacionadas con los empleados, herramientas de toma de decisiones, herramientas de control, etc. Una clasificación por función consideraría estos aspectos generales:

Herramientas utilizadas para el ingreso y validación de datos en cualquier departamento.

Herramientas utilizadas para controlar y mejorar los procesos de negocio.

Herramientas utilizadas para la consolidación de datos y la toma de decisiones.

Hoy en día, las herramientas de gestión han evolucionado drásticamente en la última década gracias a los rápidos avances tecnológicos, tan rápidos que es difícil seleccionar las mejores herramientas de negocio para cualquier situación en cualquier empresa. Esto es causado por una lucha interminable por reducir costos y aumentar las ventas, la voluntad de comprender las necesidades de los clientes y la lucha por entregar los productos que satisfagan sus necesidades en la forma que requieren.

En este escenario, los gerentes deberían adoptar una actitud estratégica hacia las herramientas de gestión empresarial en lugar de optar por las últimas. Normalmente los directivos confían en las herramientas sin ninguna adaptación, lo que conduce a una situación inestable. Las herramientas de gestión empresarial deben seleccionarse cuidadosamente y luego adaptarse a las necesidades de la organización y no al revés.

¿Por qué necesito un sistema de gestión empresarial?

Cuando una empresa es pequeña, todo el mundo sabe todo sobre cómo funciona.

Un equipo no necesita documentar lo que hace, porque simplemente "saben" cómo hacerlo. Y trabajan tan estrechamente juntos que siempre pueden adaptarse e improvisar para enfrentar nuevos desafíos. Pero a medida que un negocio crece se vuelve más difícil, de hecho, imposible trabajar así. Y lo mismo ocurre si trabajas desde remoto, sin permanecer todos en el mismo lugar.