Protocole informatique ou gestion documentaire, qu'est-ce que c'est ?
« Le législateur définit le protocole informatique comme « l'ensemble des ressources informatiques, des équipements, des réseaux de communication et des procédures informatiques utilisés par les administrations pour la gestion documentaire ». ", c'est-à-dire toutes les ressources technologiques nécessaires à la réalisation d'un système automatique de gestion électronique des flux documentaires."– "Protocole informatique".
Avec le protocole informatisé, il existe de nombreuses autres fonctionnalités liées à la recherche, à l'identification du bureau d'affectation et du bureau qui traite le document. Il y a aussi la possibilité de joindre le dossier, virtuel bien sûr, et comprend toutes les fonctions d'échange d'informations et de recherche que le protocole papier ne permet pas.
A partir du protocole papier, il est possible de savoir quand un document est arrivé, qui l'a envoyé et vice versa quand il a été envoyé et à qui. Avec le protocole informatisé, en revanche, les fonctions de classification sont également assurées, non seulement en fonction de l'objet, et il est également possible d'obtenir des rapports, par exemple sur le temps entre l'inscription et la classification, sur des segments de procédure retardés, il peut être identifié une souffrance temporelle et savoir combien d'actes sont traités par les éléments individuels de l'unité organisationnelle, permettant ainsi de remodeler les charges de travail.
Le protocole n'est pas une fonction en soi et ce n'est pas la signature sur la feuille avec le numéro progressif, mais c'est le début d'une procédure administrative : tous les documents qui ont un contenu procédural sont enregistrés et doivent donc être une fonction répandue. L’existence de bureaux de protocole n’a aucun sens ; il se protège au sein de l'unité organisationnelle, en confiant éventuellement à une personne la tâche de protocole - cela n'est pas exclu - en éliminant en tout cas les délais d'attente survenus lors du passage du document tamponné du bureau du protocole au bureau compétent.
Enfin, au niveau de la mise en œuvre, il existe certains facteurs critiques, principalement résumés dans un facteur organisationnel, où le seul levier est celui de la sensibilisation du personnel, car ces projets fonctionnent exclusivement s'il y a acceptation et partage des objectifs, tandis que l'autre est inhérent aux infrastructures informatiques. En ce qui concerne l'infrastructure, une connectivité réseau est essentielle, étant donné qu'une installation Web ne nécessite pas beaucoup de ressources.
Le journal du protocole
Le registre protocolaire (ou simplement « le protocole ») est le livre où sont progressivement enregistrés les détails des documents et documents reçus ou envoyés par un sujet ou un organisme spécifique (public ou privé). Cet enregistrement, s'il est effectué conformément à la loi, a le caractère d'une certitude publique et reconnue, c'est-à-dire « authentique » en cas de litige (valeur probante).
Le terme protocole a un sens assez large, qui s'identifie à la procédure, au bureau adjoint et au registre lui-même. Par extension « protocole » désigne également un processus pour atteindre un objectif spécifique (« suivre le protocole »).
La gestion du protocole est généralement confiée à un bureau spécial. Il reçoit le matériel documentaire du sujet producteur sortant et entrant (les documents internes sont exclus) et l'inscrit dans le registre. L'inscription au protocole doit contenir certaines données et chiffres laissés en blanc, les annulations et corrections ne sont pas acceptables : en cas d'erreurs, une authentification est requise. Dans le cas de protocole électronique, les champs ne doivent pas être modifiables.
L'enregistrement comporte quatre éléments requis par la loi qui sont :
- Numéro progressif pour chaque élément : entrant et sortant, c'est-à-dire arrivant ou partant
- Date de réception (même heures et minutes lorsque cela est demandé, par exemple lors d'une procédure d'appel d'offres)
- Expéditeur ou destinataire
- Regesto, ou bref résumé du contenu
Le registre papier ou informatique comporte généralement deux pages : sur l'une est enregistrée la documentation entrante, sur l'autre celle sortante. Dans tous les cas, le numéro progressif doit être attribué pour croître en comptant à la fois les documents entrants et sortants et chaque numéro doit correspondre à un seul document, jamais plus d'un même s'il s'agit d'une rapide "question-réponse".
A ces éléments s'ajoutent d'autres accessoires : le nombre de pièces jointes, l'office de compétence, le numéro de la catégorie (ou titre), le numéro de la section et, en cas de correspondances, le numéro progressif du précédent. document de référence et celui de la réponse suivante.
Une fois l'enregistrement effectué, les quatre éléments nécessaires sont apposés et au moins le numéro de classement sur le document ainsi que le cachet de l'organisme et la signature du témoin officiel. Le protocole informatique, après avoir scanné le document dans le système, attribue un code à barres avec toutes les informations qui sont attachées au matériel.
Lorsque la remise des documents à remettre aux bureaux s'effectue en mains propres, le bureau du protocole est tenu de remettre à la personne un récépissé avec le numéro du protocole.
Une fois ces opérations d'inscription terminées , les documents peuvent ensuite être distribués aux différents bureaux en charge des différents cabinets.
Le numéro de protocole
Le numéro de protocole est un numéro progressif, unique et obligatoire, qui est attribué à chaque document enregistré dans le registre protocolaire. Le numéro devient ainsi une sorte de recensement automatique des documents et un outil de classement chronologique.
Les fonctionnalités
Chaque document entrant et sortant d'une entité (ou d'une autre entité utilisant le protocole) reçoit ainsi un numéro unique, qui permet de le tracer et en assure la réception (ou l'envoi) : le protocole est en fait un acte « de public privilégié ». foi ", c'est-à-dire protection dans un contexte judiciaire et" fait foi "toujours, à moins qu'il ne soit possible de prouver sa falsification.
Il est interdit d'attribuer le même numéro à deux documents, même s'il s'agit d'une question-réponse rapide (document entrant et sortant). Dans le cas des registres informatisés, il est nécessaire qu'il ne soit pas possible de modifier les champs, en enregistrant avec un ancien numéro de protocole laissé vide un document arrivé peut-être beaucoup plus tard : c'est un acte illégal qui invalide la validité juridique du protocole. De là découle également la gestion particulière des erreurs : l'attribution d'un numéro incorrect annule ce numéro, qui ne doit plus être réutilisé (dans les registres papier, l'erreur doit être authentifiée et contresignée par les responsables de l'organisation).
Le numéro est également important du point de vue archivistique, car le registre constitue le premier inventaire des archives actuelles, ou le premier outil préparé pour organiser et rechercher la documentation.
Le titre du classement
Le titre de classement est le cinquième élément du registre protocolaire : il n'est pas nécessaire à des fins administratives et juridiques (son absence ou sa fourniture incorrecte n'invalide pas le registre), mais il est désormais indispensable pour remplir les obligations d'archivage.
Par le biais du titre, qui est une liste des "catégories" ou "titres" d'une entité (c'est-à-dire des différentes branches de l'activité qu'elle exerce) elles-mêmes divisées en "classes" ou "sections" ( les différents types de documents pour chaque fonction), la documentation est triée et recomposée lors de la fermeture de l'archive en cours.
Fermer le protocole
Une fois l'année civile terminée, le registre protocolaire doit être fermé : les cases et pages blanches sont tamponnées et cachetées et signées par le fonctionnaire et, dans le cas d'une commune, par le maire et le secrétaire communal. Pour les protocoles électroniques la fermeture est automatique. Avec la nouvelle année civile, la numérotation recommence à 1.
Une gestion illégale du protocole consiste à laisser des boîtes blanches, en attendant de le fermer bien au-delà du 1er janvier, et en falsifiant la date d'arrivée de certains documents, en l'anticipant mensongèrement au 31 décembre de l'année précédente, pour diverses raisons de profit. . Ces procédures invalident la validité juridique du protocole et sont passibles de sanctions administratives et pénales.
Recherche sur le protocole
La gestion électronique du protocole a considérablement simplifié les opérations de recherche, permettant d'effectuer une requête dans des délais courts sur des champs. Dans le cas des documents papier, la recherche est plus lourde, mais il existe certains outils pour la faciliter. L'un d'eux est le registre des carnets d'adresses par nom et objet. Ceux-ci étaient préparés année par année en listant par ordre alphabétique tous les sujets avec lesquels ils avaient eu des rapports et en indiquant ensuite tous les numéros progressifs les concernant. Par exemple, si je recherche un document envoyé à M. Rossi, il suffisait de trouver « Rossi » dans l'annuaire téléphonique puis de vérifier un à un les numéros de protocole associés. La même chose a été faite pour l'objet de la documentation (par exemple "A" de "Anagrafe", etc.).
Le protocole réservé
Le registre protocolaire est un acte public. Pour tous les documents qui présentent une confidentialité particulière, certaines institutions ont également préparé un registre appelé "protocole confidentiel", qui est géré directement par les plus hautes sphères de l'entité, sans passer par le Bureau du Protocole et d'autres employés, sauf autorisation expresse. Par exemple, dans une commune, seul le maire a accès au protocole confidentiel, et éventuellement les évaluateurs, dans une préfecture seul le préfet, et ainsi de suite. L'accessibilité est fixée par le règlement.
Les documents à caractère personnel, tels que les lettres disciplinaires adressées aux salariés, ou les documents contenant d'autres données à caractère sensible, ou protégés par le secret de fonction, sont généralement enregistrés dans le protocole confidentiel. Le protocole réservé suit sa propre numérotation.
Validité juridique du protocole
Chaque sujet ne doit disposer que d'un seul protocole (sauf le registre réservé), puisque c'est le maillon fondamental où transite sa mémoire au fur et à mesure qu'elle se forme.
Le protocole a une validité juridique et est obligatoire par la loi dans tous les organismes publics. Il faut que les quatre éléments nécessaires à l'enregistrement (progressif, date, expéditeur ou destinataire, registre) soient présents et que celui-ci soit fermé et ouvert régulièrement et précisément au début de la nouvelle année civile. Si ces règles sont respectées, le protocole assume la caractéristique d'acte de foi public privilégié : il peut donc être utilisé non seulement pour des besoins pratiques ou administratifs, mais aussi pour tout besoin probatoire dans le domaine judiciaire, et a une validité absolue ("fait foi" comme preuve), sauf lorsque la falsification est explicitement prouvée.
La protection que le protocole assure dans le système judiciaire a fait que même certains sujets privés se sont dotés d'un bureau protocolaire, tout à fait similaire à celui des sujets publics.