« Les outils de gestion d'entreprise sont tous les systèmes, applications, contrôles, solutions de calcul, méthodologies, etc. utilisés par les organisations pour pouvoir faire face à l'évolution des marchés, y garantir une position concurrentielle et améliorer les performances de l'entreprise. »
– "Gestion". Dictionnaire des affaires. Récupéré le 28 octobre 2014.

Les systèmes de gestion d'entreprise (BMS) sont géniaux ! Ils vous offrent les outils et les stratégies pour documenter vos processus métier et définir votre façon de travailler. Il s'agit d'une méthode standard pour assurer la cohérence et la qualité dans tout ce que vous faites.

Qu'est-ce qu'un BMS ?

« Le système de gestion d'entreprise (acronyme « BMS », également connu sous le nom de système BM) est un ensemble d'outils pour la planification stratégique et la mise en œuvre tactique des politiques, pratiques, lignes directrices, processus et procédures utilisés dans le l'élaboration, le déploiement et l'exécution de plans et de stratégies d'affaires et de toutes les activités de gestion associées. Le système de gestion d'entreprise fournit une base pour une mise en œuvre réussie des décisions commerciales stratégiques et tactiques concernant les activités, processus, procédures et tâches en cours dans le but d'atteindre les buts et objectifs existants d'une organisation à but lucratif et de satisfaire les besoins et les attentes des clients.
– MonGuide de Gestion.

L'idée principale du BMS est de fournir au personnel de direction des outils pour planifier, surveiller et contrôler les activités de gestion et mesurer les performances de l'entreprise, ainsi que pour mettre en œuvre des processus d'amélioration continue au sein d'une organisation. L'idée du système de gestion d'entreprise identifie les principes de l'existence d'une organisation prospère et est étroitement liée aux critères de réussite de l'entreprise.

Quels types d'outils font partie d'un BMS ?

Il existe des outils liés au département de chaque organisation qui peuvent être classés pour chaque aspect de la gestion. Par exemple : outils de planification, outils de processus, outils d'enregistrement, outils liés aux employés, outils de prise de décision, outils de contrôle, etc. Une classification par fonction prendrait en compte ces aspects généraux :

Outils utilisés pour la saisie et la validation des données dans n'importe quel service.

Outils utilisés pour contrôler et améliorer les processus métier.

Outils utilisés pour la consolidation des données et la prise de décision.

Aujourd'hui, les outils de gestion ont considérablement évolué au cours de la dernière décennie grâce aux progrès technologiques rapides, si rapides qu'il est difficile de sélectionner les meilleurs outils commerciaux pour n'importe quelle situation dans n'importe quelle entreprise. Cela est dû à une lutte sans fin pour réduire les coûts et augmenter les ventes, à la volonté de comprendre les besoins des clients et à la lutte pour fournir les produits qui répondent à leurs besoins de la manière dont ils le souhaitent.

Dans ce scénario, les managers devraient adopter une attitude stratégique à l'égard des outils de gestion d'entreprise au lieu d'opter pour les derniers outils. Généralement, les managers s'appuient sur les outils sans aucune adaptation, ce qui conduit à une situation instable. Les outils de gestion d'entreprise doivent être sélectionnés avec soin, puis adaptés aux besoins de l'organisation et non l'inverse.

Pourquoi ai-je besoin d'un système de gestion d'entreprise ?

Quand une entreprise est petite, tout le monde sait tout sur son fonctionnement.

Une équipe n’a pas besoin de documenter ce qu’elle fait, car elle « sait » simplement comment le faire. Et ils travaillent si étroitement ensemble qu’ils peuvent toujours s’adapter et improviser pour relever de nouveaux défis. Mais à mesure qu’une entreprise se développe, il devient plus difficile, voire impossible, de travailler ainsi. Et la même chose se produit si vous travaillez à distance, sans rester tous au même endroit.