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Protocollo Informatico o Gestione Documentale, cos'è?

“Il legislatore definisce protocollo informatico come "l'insieme delle risorse informatiche, delle apparecchiature, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzate dalle amministrazioni per la gestione dei documenti ", ovvero tutte le risorse tecnologiche necessarie alla realizzazione di un sistema automatico per la gestione elettronica dei flussi documentali."
– "Protocollo Informatico".


Con il protocollo informatico ci sono tante altre funzionalità legate alla ricerca, all'identificazione dell'ufficio di assegnazione e dell'ufficio che elabora il documento. C'è anche la possibilità di allegare il file, ovviamente virtuale, e comprende tutte le funzionalità di scambio e ricerca di informazioni che il protocollo cartaceo non consente.



Dal protocollo cartaceo è possibile sapere quando è arrivato un documento, chi lo ha spedito e viceversa quando è stato spedito e a chi. Con il protocollo informatico, invece, vengono previste anche le funzioni di classificazione, non solo per oggetto, ed è anche possibile ottenere report, ad esempio sui tempi tra registrazione e classificazione, su segmenti procedurali ritardati, può essere individuata una sofferenza temporale e sapere quanti atti vengono elaborati dai singoli elementi dell'unità organizzativa, consentendo così di rimodulare i carichi di lavoro.



Il protocollo non è una funzione a sé stante e non è la firma sul foglio con il numero progressivo, ma è l'inizio di un procedimento amministrativo: tutti gli atti che hanno un contenuto procedurale vengono registrati e quindi deve essere una funzione diffusa. L’esistenza degli uffici di protocollo non ha senso; si tutela all'interno dell'unità organizzativa, magari affidando a una persona il compito di protocollo - ciò non è escluso - eliminando in ogni caso i tempi di attesa che si verificavano con il passaggio del documento timbrato dall'ufficio protocollo all'ufficio competente.



Infine, a livello realizzativo, ci sono alcuni fattori critici, riassumibili principalmente in uno organizzativo, dove l'unica leva è quella della sensibilizzazione del personale, perché questi progetti funzionano esclusivamente se c'è accettazione e condivisione degli obiettivi, mentre l'altro è inerente alle infrastrutture IT. Per quanto riguarda l'infrastruttura, la connettività di rete è essenziale, considerando che un'installazione web non richiede molte risorse.





Il registro del protocollo


Il registro del protocollo (o semplicemente "il protocollo") è il libro in cui vengono progressivamente registrati gli estremi degli atti e dei documenti ricevuti o trasmessi da un determinato soggetto o ente (pubblico o privato). Tale registrazione, se effettuata in conformità alla legge, ha carattere di certezza pubblica e riconosciuta, cioè "autentica" in caso di controversia legale (validità probatoria).



Il termine protocollo ha un significato piuttosto ampio, che si identifica con la procedura, con l'ufficio delegato e con il registro stesso. Per estensione "protocollo" significa anche un processo per raggiungere un obiettivo specifico ("seguire il protocollo").



La gestione del protocollo è solitamente affidata ad un apposito ufficio. Riceve il materiale documentale del soggetto produttore uscente ed entrante (sono esclusi i documenti interni) e lo registra nel registro. La registrazione nel protocollo deve contenere alcuni dati e numeri lasciati in bianco, non sono accettabili cancellazioni e correzioni: in caso di errori è necessaria l'autenticazione. In caso di protocollo elettronico i campi non devono essere modificabili.



La registrazione ha quattro elementi richiesti dalla legge che sono:




Il registro cartaceo o informatico è generalmente composto da due pagine: su una viene registrata la documentazione in entrata, sull'altra quella in uscita. In ogni caso il numero progressivo deve essere assegnato crescendo contando sia i documenti in entrata che quelli in uscita e ogni numero deve corrispondere ad un solo documento, mai più di uno anche se si tratta di un veloce "domanda e risposta".



A questi elementi si aggiungono altri accessori: il numero degli allegati, l'ufficio di competenza, il numero della categoria (o del titolo), il numero della sezione e, in caso di corrispondenze, il numero progressivo della precedente documento di riferimento e quello della risposta successiva.



Una volta effettuata la registrazione, vengono apposti sul documento i quattro elementi necessari e almeno il numero di classificazione insieme al timbro dell'ente e alla firma del testimone ufficiale. Il protocollo informatico invece, dopo aver scansionato il documento nel sistema, assegna un codice a barre con tutte le informazioni, che viene allegato al materiale.



Quando la consegna dei documenti da consegnare agli uffici avviene a mano, l'ufficio protocollo è tenuto a rilasciare all'interessato una ricevuta con il numero di protocollo.

Una volta completate queste operazioni di registrazione , i documenti potranno poi essere distribuiti ai singoli uffici preposti alle varie pratiche.



Il numero di protocollo


Il numero di protocollo è un numero progressivo, univoco ed obbligatorio, che viene assegnato a ciascun documento iscritto nel registro del protocollo. Il numero diventa così una sorta di censimento automatico dei documenti e uno strumento di classificazione cronologica.



Le funzionalità

Ogni documento in entrata e in uscita da un ente (o da un altro ente che utilizza il protocollo) riceve così un numero univoco, che ne consente la tracciabilità e ne garantisce la ricezione (o l'invio): il protocollo è infatti un atto "di pubblico privilegiato" fede", cioè tutela in sede giudiziaria e "fa fede" sempre, a meno che non sia possibile provarne la falsificazione.



È vietato assegnare lo stesso numero a due documenti, anche se si tratta di un veloce "domanda e risposta" (documento in entrata e in uscita). Nel caso dei registri informatizzati è necessario che non sia possibile modificare i campi, registrando con un vecchio numero di protocollo lasciato vuoto un documento arrivato magari molto più tardi: è un atto illecito che inficia la validità legale del protocollo. Da ciò consegue anche la particolare gestione degli errori: l'assegnazione di un numero errato cancella quel numero, che non deve più essere riutilizzato (nei registri cartacei l'errore deve essere autenticato e controfirmato dai responsabili dell'organizzazione).



Il numero è importante anche dal punto di vista archivistico, perché il registro costituisce il primo inventario dell'archivio corrente, ovvero il primo strumento predisposto per l'organizzazione e la ricerca della documentazione.



Il titolo della classificazione


Il titolo di classificazione è il quinto elemento del registro del protocollo: non è necessario ai fini amministrativi e giuridici (la sua mancanza o errata previsione non invalida il registro), ma è ormai indispensabile per adempiere agli obblighi di archiviazione.



Attraverso il titolo, che è un elenco delle "categorie" o "titoli" di un ente (cioè dei vari rami dell'attività che svolge) a sua volta suddiviso in "classi" o "sezioni" ( le varie tipologie di documenti per ciascuna funzione), la documentazione viene ordinata e ricomposta durante la chiusura dell'archivio corrente.



Chiusura del protocollo


Terminato l'anno solare, il registro del protocollo deve essere chiuso: le caselle e le pagine bianche vengono timbrate e timbrate e firmate dal funzionario e, nel caso di un Comune, dal sindaco e dal segretario comunale. Per i protocolli elettronici la chiusura è automatica. Con il nuovo anno solare la numerazione ricomincia da 1.



Una gestione illegale del protocollo è quella di lasciare scatole bianche, in attesa di chiuderlo ben oltre il 1° gennaio, e falsificare la data di arrivo di alcuni documenti, anticipandola mendacemente al 31 dicembre dell'anno precedente, per vari motivi di profitto . Questi procedimenti invalidano la validità giuridica del protocollo e sono soggetti a sanzioni amministrative e penali.



Cerca nel protocollo


La gestione elettronica del protocollo ha semplificato notevolmente le operazioni di ricerca, consentendo di effettuare in breve tempo un'interrogazione dei campi. Nel caso degli atti cartacei la ricerca è più macchinosa, ma esistono alcuni strumenti per facilitarla. Uno di questi è il registro delle rubriche per nome e oggetto. Questi venivano preparati anno per anno elencando in ordine alfabetico tutti i soggetti con i quali avevano avuto rapporti e indicando poi tutti i numeri progressivi che li riguardavano. Se ad esempio cerco un documento inviato al signor Rossi, è sufficiente trovare "Rossi" nell'elenco telefonico e poi verificare uno per uno i relativi numeri di protocollo. Lo stesso è stato fatto per l'oggetto della documentazione (ad esempio "A" di "Anagrafe", ecc.).



Il protocollo riservato


Il registro del protocollo è un atto pubblico. Per tutti quei documenti che hanno una particolare riservatezza, alcuni istituti hanno predisposto anche un registro denominato “protocollo confidenziale”, che viene gestito direttamente dalle più alte sfere dell'ente, senza passare per l'Ufficio Protocollo e altri addetti se non specificatamente autorizzati. Ad esempio, in un comune ha accesso al protocollo riservato solo il sindaco, ed eventualmente gli assessori, in una prefettura solo il prefetto, e così via. L'accessibilità è stabilita dal regolamento.



I documenti di carattere personale, come lettere disciplinari indirizzate a dipendenti, o documenti contenenti altri dati di carattere sensibile, o protetti da segreto d'ufficio, vengono solitamente registrati nel protocollo confidenziale. Il protocollo riservato segue la propria numerazione.



Validità legale del protocollo


Ogni soggetto deve avere un solo protocollo (ad eccezione del registro riservato), poiché è l'anello fondamentale dove passa la sua memoria mentre si forma.



Il protocollo ha validità legale ed è obbligatorio per legge in tutti gli enti pubblici. È necessario che siano presenti tutti e quattro gli elementi necessari alla registrazione (progressivo, data, mittente o destinatario, registro) e che questa venga chiusa e aperta regolarmente e precisamente all'inizio del nuovo anno solare. Se queste regole vengono rispettate il protocollo assume la caratteristica di atto di fede pubblico privilegiato: può quindi essere utilizzato non solo per esigenze pratiche o amministrative, ma anche in qualsiasi esigenza probatoria in campo giudiziario, ed ha validità assoluta ("fa fede" come prova), tranne quando la falsificazione è esplicitamente provata.



La tutela che il protocollo assicura in sede giudiziaria ha fatto sì che anche alcuni soggetti privati si dotassero di un ufficio protocollo, del tutto simile a quello dei soggetti pubblici.