Il passaggio a un ambiente di lavoro digitale rappresenta un enorme cambiamento non solo per l'azienda ma anche per i tuoi dipendenti. Trovare gli strumenti giusti è solo il primo passo per creare un ambiente di lavoro digitale di successo. Sarebbe utile se ti concentrassi anche sulla creazione di esperienze straordinarie per i tuoi dipendenti.

Secondo OwlLabs, quasi il 70% dei lavoratori negli Stati Uniti ha lavorato da remoto nell’ultimo anno. E con il Covid-19 ancora in agguato, l’80% dei dipendenti ritiene che continuerà a farlo nei prossimi mesi. Ciò consolida l'importanza del luogo di lavoro digitale nei tuoi piani aziendali attuali e futuri.

Quindi ecco alcuni suggerimenti su come creare un'esperienza di lavoro digitale migliore per i tuoi dipendenti

1. Valuta la tua tecnologia attuale

Prima di poter iniziare a operare in digitale, devi assicurarti che la tua tecnologia attuale sia all'altezza. Identifica gli strumenti di cui i tuoi dipendenti avranno bisogno per rendere la configurazione efficace e di successo. Alcuni esempi sono una connessione Internet, hardware, apparecchiature e software. Una volta identificate le tue esigenze, puoi iniziare a concentrarti su come colmare le lacune del tuo attuale sistema digitale.

Con la giusta tecnologia, la transizione verso un ambiente di lavoro digitale può diventare molto più agevole e rapida. Allo stesso modo, imparare a conoscere il software di gestione aziendale è essenziale. Questo tipo di soluzione può aiutarti a valutare e determinare i modi migliori per integrare i flussi di lavoro dei tuoi dipendenti nello spazio digitale.

2. Promuovi comunicazioni efficaci

Grazie ai diversi canali di comunicazione, puoi godere di tutti i vantaggi della comunicazione digitale sul posto di lavoro. Sono finiti i tempi dei cercapersone o dei cercapersone, dei fax e dei postini. I tuoi dipendenti possono contattare facilmente i colleghi tramite email, app di messaggistica istantanea, videochiamate o altri strumenti di collaborazione.

Sfruttando questi strumenti, puoi semplificare le comunicazioni all'interno e all'esterno dell'ufficio. Permette al tuo team di lavorare insieme virtualmente senza la necessità di incontrarsi personalmente. Possono inviare file e documenti a un altro tramite e-mail o caricarli in un archivio centralizzato. Se ci sono annunci o aggiornamenti significativi, puoi avvisare automaticamente tutti gli altri in pochi clic.

3. Rendi accessibili file e dati

Avere un ambiente di lavoro digitale significa digitalizzare tutti i file, i documenti e i dati necessari per i tuoi processi. Ma soprattutto, devi assicurarti che siano tutti facilmente accessibili ai tuoi dipendenti. Dopotutto, conterrebbe tutte le informazioni e i materiali di cui hanno bisogno per svolgere i loro compiti.

Un database centralizzato consente ai tuoi dipendenti di condividere file e documenti diversi con tutti all'interno dell'organizzazione. Possono caricare questi file affinché chiunque altro possa visualizzarli, modificarli o scaricarli. E per assicurarti che tutti questi documenti siano protetti, puoi impostare permessi e autorizzazioni specifici per ciascun dipendente. Puoi anche fornire un portale per i dipendenti in cui possono accedere alle buste paga, alle presenze, alla valutazione delle prestazioni, agli incarichi e altro ancora.

4. Assicurati che il supporto sia prontamente disponibile

La tecnologia può essere una cosa volubile. A volte può bloccarsi inaspettatamente, causando tempi di inattività non pianificati. Allo stesso modo, i tuoi dipendenti potrebbero riscontrare alcuni problemi che non possono risolvere da soli. Senza la dovuta attenzione, ciò può avere un impatto sulla produttività individuale e del team.

Pertanto, è fondamentale fornire un supporto adeguato per questi casi. E anche se non tutti possono avere un team IT dedicato per mantenere l’ambiente di lavoro digitale, ci sono altre opzioni a tua disposizione. Per prima cosa, puoi esternalizzare i professionisti IT. Un’altra opzione è quella di cercare soluzioni affidabili per il posto di lavoro digitale con un eccellente supporto clienti. Con la loro esperienza, possono assistere i tuoi dipendenti in caso di problemi riscontrati nel tuo spazio di lavoro digitale.

5. Fornisci uno spazio di lavoro digitale flessibile

Uno dei maggiori vantaggi del posto di lavoro digitale è la flessibilità che offre a tutti i tuoi dipendenti. Grazie a esso, i tuoi dipendenti possono persino iniziare a lavorare da remoto a tempo pieno. Ma, cosa ancora più importante, rende l'espansione della tua attività più semplice e veloce.

Per garantire flessibilità, dovresti considerare la compatibilità multipiattaforma con tutte (o alcune) le tue app e software cruciali come smartphone, tablet e altri dispositivi mobili. In questo modo, i tuoi dipendenti possono accedere al lavoro anche mentre sono in movimento. Allo stesso modo, puoi progettare i tuoi spazi di lavoro in modo che siano facili da usare in modo che tutti possano facilmente abituarsi alle varie app e ai software necessari per il lavoro.

Rivoluzionare il luogo di lavoro

A questo punto, avere uno spazio di lavoro digitale è inevitabile. Può apportare enormi cambiamenti ai processi aziendali e ai flussi di lavoro dei dipendenti. Una tale revisione richiede un’adeguata pianificazione, preparazione e attuazione affinché sia efficace e di successo. Ma, cosa più importante, devi assicurarti che i tuoi dipendenti possano adattarsi comodamente alla nuova configurazione.

Fornendo ai tuoi dipendenti un'esperienza di lavoro digitale eccezionale, questi potranno mantenere o, meglio ancora, aumentare la propria produttività ed efficienza nel lungo periodo. Ciò consentirà loro di utilizzare al meglio le varie tecnologie disponibili per migliorare i propri flussi di lavoro. Ma, cosa più importante, può farli sentire più sicuri nell'affrontare il futuro con la tua organizzazione.