Il Digital Workspace rappresenta un cambiamento totale nel modo in cui l'IT distribuisce i servizi agli utenti finali, consentendo alle aziende di distribuire le applicazioni e i dati di cui i dipendenti hanno bisogno per lavorare su qualsiasi dispositivo. Sfruttando le attuali tecnologie di gestione basate sul cloud, le soluzioni Digital Workspace offrono un'esperienza utente self-service pronta all'uso che può essere estesa a qualsiasi piattaforma, posizione e modello di proprietà del dispositivo.

Dall'unione dei nuovi spazi di lavoro e delle tecnologie di comunicazione nasce il concetto di Digital Workplace, definito da Gartner come

“una strategia aziendale che rende possibili modalità di lavoro innovative e più efficaci, che migliora il coinvolgimento e l'agilità dei dipendenti e che utilizza tecnologie e modelli orientati al consumatore”

L'aspetto strategico e di lungo termine diventa più evidente guardando i numeri. Si tratta di un trend che riguarda ormai gran parte delle aziende, in particolare quelle di grandi dimensioni, tra cui il 36% ha già avviato progetti strutturati (erano il 30% nel 2016), e una su due ha avviato o è in procinto di avviare un progetto Digital Workplace (dati Osservatori Innovazione Digitale 2017). Ma non è solo una questione di numeri. Le aziende pioniere hanno intuito le potenzialità del Digital Workplace ed è evidente che la combinazione di tecnologie e spazi di lavoro di qualità stimolano la creatività e l'impegno tra i collaboratori.

Quali sono gli elementi chiave?

L'area di lavoro digitale richiede la presenza di cinque funzionalità chiave. Per cominciare deve mettere al primo posto la User Experience, in quanto sia l’app che le modalità di fruizione devono essere semplici e orientate il più possibile all’utente, con una user experience che rispecchi sostanzialmente quella del mondo consumer. Inoltre deve rispettare i criteri di Accessibilità: le app che compongono il Digital Workspace devono essere accessibili “sempre e ovunque” non solo da computer ma anche e soprattutto da smartphone e tablet, proprio per offrire la massima flessibilità per lavorare ovunque.
Il terzo requisito è strettamente correlato al secondo e richiede anch'esso di dare importanza al Device Management, ovvero alla gestione di tutte le diverse tipologie di dispositivi che le persone possono utilizzare per accedere al proprio Digital Workspace. Il quarto requisito fondamentale è quello della Sicurezza, che deve coprire sia la rete che tutti gli endpoint (qui tutti i dettagli sulla gestione sicura degli endpoint da parte di VMware), mentre l'automazione si colloca al quinto posto: vista la presenza di un numero crescente di dispositivi , app e persino minacce, il Digital Workspace può raggiungere notevoli livelli di complessità. E la gestione più automatizzata possibile dei vari aspetti che lo compongono può certamente contribuire a minimizzare sia i costi che i rischi.

Cinque requisiti di base per lo spazio di lavoro digitale

Design incentrato sull'esperienza utente dei dipendenti

Distribuzione delle applicazioni sempre e ovunque

Gestione moderna dei dispositivi

Esperienza utente e gestione della sicurezza

L'automazione come chiave del successo

Quali sono i vantaggi di uno spazio di lavoro digitale?

Le ragioni del crescente interesse per il Digital Workspace vanno ricercate nei vantaggi offerti dalla diffusione di tecnologie che rendono possibile la collaborazione a distanza: non è solo questione di notebook, tablet o smartphone, ma soprattutto di piattaforme e condivisione strumenti davvero performanti, che spesso sono utili anche per la collaborazione tra persone fisicamente presenti nello stesso luogo, come accade nell'ufficio tradizionale, o che si trovano in uffici distanti. Grazie alle tecnologie che abilitano il Digital Workspace è possibile gestire in modo automatizzato i flussi documentali, oppure creare spazi virtuali protetti in cui scambiare documenti e file in modo sicuro. Tutto questo indipendentemente da dove ti trovi e da quale dispositivo stai utilizzando, sia esso il classico PC o notebook oppure un tablet o uno smartphone. Infine, nello spazio di lavoro digitale anche le risorse esterne come clienti, fornitori o consulenti possono essere coinvolte più attivamente in diversi progetti o nella vita aziendale.

Allora, perché dovrei acquistare un Digital Workspace?

La scelta di adottare il Digital Workplace porta ad una situazione win-win, in cui possono trarne vantaggio sia il lavoratore che l'azienda. I vantaggi per le aziende possono essere molteplici, alcuni quantificabili, altri immateriali:

produttività legata ad un utilizzo più efficace degli strumenti tecnologici a disposizione dei dipendenti e ad un rapido accesso alle informazioni rilevanti;

consapevolezza su come utilizzare gli spazi di lavoro in base alle attività lavorative;

incoraggiare metodi di lavoro basati sulla collaborazione e non solo su gerarchia e burocrazia, grazie ad una condivisione più trasparente delle informazioni e ad una maggiore semplicità di comunicazione oltre i confini geografici di uffici, sedi e Paesi;

favorire l'innovazione attraverso spazi fisici in cui comunicare e scambiare idee tra colleghi, creando comunità di persone con competenze diverse;

attrattività per i talenti, grazie a sedi adeguate e metodi di lavoro moderni e collaborativi, che garantiscono il coinvolgimento dei lavoratori, sia giovani che più esperti;

La trasformazione digitale dell'ambiente di lavoro è solo all'inizio e avrà un impatto non solo su aziende e collaboratori, ma anche sulle imprese di costruzione, sugli architetti, sui fornitori di tecnologia e sulla società nel suo complesso. Gli uffici non passeranno di moda, come teorizzava Cairncross negli anni ’90, ma la tecnologia li rivitalizzerà e li trasformerà. Non conta tanto “andare oltre il concetto di distanza” quanto costruire una nuova prossimità, che permetta agli individui di collaborare tra loro incontrandosi in spazi fisici e virtuali, gradevoli, facili da fruire, aperti.