O Espaço de Trabalho Digital representa uma mudança total na forma como a TI distribui serviços aos usuários finais, o que permite às empresas distribuir os aplicativos e dados que os funcionários precisam para trabalhar em qualquer dispositivo. Aproveitando as atuais tecnologias de gerenciamento baseadas em nuvem, as soluções de espaço de trabalho digital oferecem uma experiência de usuário de autoatendimento pronta para uso que pode ser estendida a qualquer plataforma, local e modelo de propriedade de dispositivo.

Da união de novos espaços de trabalho e tecnologias de comunicação surge o conceito de Digital Workplace, definido pelo Gartner como

“uma estratégia de negócios que possibilita formas de trabalho inovadoras e mais eficazes, que melhora o envolvimento e a agilidade dos funcionários e que utiliza tecnologias e modelos orientados ao consumidor”

O aspecto estratégico e de longo prazo fica mais evidente quando olhamos os números. Esta é uma tendência que atinge agora grande parte das empresas, em particular as grandes, entre as quais 36% já lançaram projetos estruturados (eram 30% em 2016), e uma em cada duas iniciou ou está prestes a iniciar um projeto Digital Workplace (dados do Digital Innovation Observatories 2017). Mas não é apenas uma questão de números. As empresas pioneiras perceberam o potencial do Local de Trabalho Digital e é evidente que a combinação de tecnologias e espaços de trabalho de qualidade estimulam a criatividade e o comprometimento entre os colaboradores.

Quais são os elementos-chave?

O Espaço de Trabalho Digital requer a presença de cinco recursos principais. Para começar, deve colocar a Experiência do Utilizador em primeiro lugar, pois tanto a aplicação como os métodos de utilização devem ser simples e orientados tanto quanto possível para o utilizador, com uma experiência de utilizador que reflita essencialmente a do mundo do consumo. Deve também cumprir os critérios de Acessibilidade: as aplicações que compõem o Espaço de Trabalho Digital devem ser acessíveis "a qualquer hora e em qualquer lugar" não só a partir de computadores, mas também e sobretudo a partir de smartphones e tablets, precisamente para oferecer a máxima flexibilidade para trabalhar em qualquer lugar.
O terceiro requisito está intimamente relacionado com o segundo, e exige também que seja dada importância à Gestão de Dispositivos, ou seja, a gestão de todos os diferentes tipos de dispositivos que as pessoas podem utilizar para aceder ao seu Espaço de Trabalho Digital. O quarto requisito fundamental é o da Segurança, que deve abranger tanto a rede como todos os endpoints (aqui todos os detalhes sobre o gerenciamento seguro de endpoints pela VMware), enquanto a automação é colocada em quinto lugar: dada a presença de um número crescente de dispositivos , aplicativos e até ameaças, o espaço de trabalho digital pode atingir graus notáveis de complexidade. E a gestão mais automatizada possível dos vários aspectos que a compõem pode certamente contribuir para minimizar custos e riscos.

Cinco requisitos básicos para o espaço de trabalho digital

Design focado na experiência do usuário do funcionário

Distribuição de aplicativos a qualquer hora e em qualquer lugar

Gerenciamento moderno de dispositivos

Experiência do usuário e gerenciamento de segurança

Automação como chave para o sucesso

Quais são as vantagens de um espaço de trabalho digital?

As razões do crescente interesse pelo Espaço de Trabalho Digital devem ser encontradas nas vantagens oferecidas pela difusão de tecnologias que tornam possível a colaboração remota: não se trata apenas de notebooks, tablets ou smartphones, mas sobretudo de plataformas e compartilhamento ferramentas que realmente funcionam, que muitas vezes também são úteis para a colaboração entre pessoas fisicamente presentes no mesmo local, como acontece no escritório tradicional, ou que estão em escritórios distantes. Graças às tecnologias que permitem o Espaço de Trabalho Digital, os fluxos de documentos podem ser geridos de forma automatizada ou podem ser criados espaços virtuais protegidos nos quais documentos e ficheiros são trocados de forma segura. Tudo isso independentemente de onde você esteja e do dispositivo que estiver usando, seja o clássico PC ou notebook ou um tablet ou smartphone. Finalmente, no espaço de trabalho digital, mesmo recursos externos, como clientes, fornecedores ou consultores, podem estar mais ativamente envolvidos em diferentes projetos ou na vida empresarial.

Então, por que devo adquirir um espaço de trabalho digital?

A escolha pela adoção do Local de Trabalho Digital leva a uma situação ganha-ganha, na qual tanto o trabalhador quanto a empresa podem se beneficiar. As vantagens para as empresas podem ser muitas, algumas delas quantificáveis, outras intangíveis:

produtividade ligada a uma utilização mais eficaz das ferramentas tecnológicas à disposição dos colaboradores e ao acesso rápido a informações relevantes;

consciência de como utilizar os espaços de trabalho de acordo com as atividades de trabalho;

incentivar métodos de trabalho baseados na colaboração e não apenas na hierarquia e na burocracia, graças a uma partilha mais transparente de informações e a uma maior simplicidade de comunicação para além das fronteiras geográficas dos escritórios, escritórios e países;

espaços físicos

atratividade para talentos, graças a escritórios adequados e métodos de trabalho modernos e colaborativos, que garantem o envolvimento dos trabalhadores, tanto jovens como mais experientes;

A transformação digital do ambiente de trabalho está apenas no início e terá impacto não só nas empresas e colaboradores, mas também nas construtoras, nos arquitetos, nos fornecedores de tecnologia e na sociedade como um todo. Os escritórios não sairão de moda, como teorizou Cairncross na década de 1990, mas a tecnologia irá revitalizá-los e transformá-los. Não importa realmente “ir além do conceito de distância”, mas sim construir uma nova proximidade, que permita aos indivíduos colaborar entre si, encontrando-se em espaços físicos e virtuais, agradáveis, fáceis de usar, abertos.