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“O legislador define protocolo informático como "o conjunto de recursos informáticos, equipamentos, redes de comunicação e procedimentos informáticos utilizados pelas administrações para a gestão documental ", ou seja, todos os recursos tecnológicos necessários à concretização de um sistema automático de gestão eletrónica dos fluxos documentais.”– "Protocolo TI".
Com o protocolo informatizado existem muitas outras funcionalidades relacionadas à busca, à identificação do escritório de cessão e do escritório que trabalha o documento. Existe também a possibilidade de anexar o arquivo, virtual, claro, e inclui todas as funções de troca de informações e pesquisa que o protocolo em papel não permite.
A partir do protocolo em papel é possível saber quando um documento chegou, quem o enviou e vice-versa quando foi enviado e para quem. Já com o protocolo informatizado também são fornecidas as funções de classificação, não apenas de acordo com o objeto, e também é possível obter relatórios, por exemplo, sobre o tempo entre o registro e a classificação, sobre segmentos processuais atrasados, pode identificar um sofrimento temporal e saber quantos atos são processados pelos elementos individuais da unidade organizacional, permitindo assim remodelar as cargas de trabalho.
O protocolo não é uma função em si e não é a assinatura na folha com o número progressivo, mas é o início de um procedimento administrativo: todos os documentos que tenham conteúdo processual são registrados e portanto devem ser uma função generalizada. A existência de escritórios de protocolo não faz sentido; protege-se dentro da unidade orgânica, talvez confiando a uma pessoa a tarefa de protocolar - isto não está excluído - eliminando em qualquer caso os tempos de espera que ocorriam com a passagem do documento carimbado do cartório para o cartório competente.
Finalmente, ao nível da implementação, existem alguns factores críticos, principalmente resumidos num factor organizacional, onde a única alavanca é a da sensibilização do pessoal, porque estes projectos funcionam exclusivamente se houver aceitação e partilha de objectivos, enquanto o outro é inerente às infraestruturas de TI. No que diz respeito à infraestrutura, a conectividade em rede é essencial, visto que uma instalação web não requer muitos recursos.
O registro do protocolo
O registro de protocolo (ou simplesmente “o protocolo”) é o livro onde são registrados progressivamente os dados dos documentos e documentos recebidos ou enviados por determinado sujeito ou órgão (público ou privado). Este registo, se efectuado nos termos da lei, tem carácter de certeza pública e reconhecida, ou seja, "autêntico" em caso de litígio judicial (validade probatória).
O termo protocolo tem um significado bastante amplo, que se identifica com o procedimento, com o gabinete do deputado e com o próprio registo. Por extensão, "protocolo" também significa um processo para atingir um objetivo específico ("seguir o protocolo").
A gestão do protocolo é geralmente confiada a um escritório especial. Recebe o material documental do sujeito produtor cessante e entrante (excluem-se documentos internos) e registra-o no cadastro. O cadastro no protocolo deve conter determinados dados e números deixados em branco, cancelamentos e correções não são aceitáveis: em caso de erros é necessária autenticação. No caso de protocolo eletrônico, os campos não devem ser modificáveis.
O registro possui quatro elementos exigidos por lei que são:
- Número progressivo para cada elemento: entrada e saída, ou seja, chegada ou partida
- Data de recebimento (mesmo horas e minutos quando solicitado, por exemplo, durante procedimentos de licitação)
- Remetente ou destinatário
- Regesto, ou breve resumo do conteúdo
O registro em papel ou computador geralmente possui duas páginas: em uma é registrada a documentação de entrada, na outra a de saída. Em qualquer caso, o número progressivo deve ser atribuído para crescer contando os documentos recebidos e enviados e cada número deve corresponder a um único documento, nunca mais do que um, mesmo que seja uma rápida "pergunta e resposta".
A estes elementos acrescentam-se outros acessórios: o número de anexos, o cargo de competência, o número da categoria (ou título), o número da secção e, no caso de correspondências, o número progressivo da anterior documento de referência e o da próxima resposta.
Uma vez efetuado o registo, são apostos os quatro elementos necessários e pelo menos o número de classificação no documento juntamente com o carimbo do corpo e a assinatura da testemunha oficial. Em vez disso, o protocolo informático, após digitalizar o documento no sistema, atribui um código de barras com todas as informações, que é anexado ao material.
Quando a entrega dos documentos a serem entregues nos cartórios for feita em mãos, o cartório deverá entregar à pessoa um recibo com o número do protocolo.
Uma vez concluídas essas operações de registro , os documentos podem então ser distribuídos aos escritórios individuais responsáveis pelas diversas práticas.
O número do protocolo
O número de protocolo é um número progressivo, único e obrigatório, que é atribuído a cada documento inscrito no registo de protocolos. O número torna-se assim uma espécie de censo automático de documentos e uma ferramenta de classificação cronológica.
Os recursos
Cada documento que entra e sai de uma entidade (ou de outra entidade que utilize o protocolo) recebe assim um número único, que permite a sua rastreabilidade e garante a sua recepção (ou envio): o protocolo é na verdade um acto "de domínio público privilegiado". fé ", isto é, proteção em contexto judicial e" faz com que a fé "sempre, a menos que seja possível provar a sua falsificação.
É proibido atribuir o mesmo número a dois documentos, mesmo que seja uma “pergunta e resposta” rápida (documento de entrada e saída). No caso dos registros informatizados é necessário que não seja possível modificar os campos, registrando com um número de protocolo antigo deixado em branco um documento que chegou talvez muito mais tarde: é um ato ilegal que invalida a validade jurídica do protocolo. Disto decorre também a gestão particular do erro: a atribuição de um número incorreto anula esse número, que não deve mais ser reutilizado (nos registos em papel o erro deve ser autenticado e referendado pelos dirigentes da organização).
O número também é importante do ponto de vista arquivístico, pois o cadastro compõe o primeiro inventário do arquivo atual, ou a primeira ferramenta preparada para organização e busca de documentação.
O título da classificação
O título de classificação é o quinto elemento do registo protocolar: não é necessário para efeitos administrativos e legais (a sua falta ou disposição incorrecta não invalida o registo), mas é agora indispensável para o cumprimento das obrigações de arquivo.
Através do título, que é uma lista das "categorias" ou "títulos" de uma entidade (ou seja, dos vários ramos da atividade que desenvolve) por sua vez dividida em "classes" ou "seções" ( os vários tipos de documentos para cada função), a documentação é ordenada e recomposta durante o fechamento do arquivo atual.
Fechando o protocolo
Terminado o ano civil, o registro do protocolo deve ser fechado: as caixas e páginas em branco são carimbadas e carimbadas e assinadas pelo funcionário e, no caso de município, pelo prefeito e pelo secretário municipal. Para protocolos eletrônicos o fechamento é automático. Com o novo ano civil a numeração recomeça a partir de 1.
Uma gestão ilegal do protocolo consiste em deixar caixas brancas, esperando fechá-lo muito além de 1º de janeiro, e falsificar a data de chegada de alguns documentos, antecipando-os falsamente para 31 de dezembro do ano anterior, por diversos motivos de lucro . Esses processos invalidam a validade jurídica do protocolo e estão sujeitos a sanções administrativas e criminais.
Pesquise no protocolo
A gestão electrónica do protocolo simplificou consideravelmente as operações de pesquisa, permitindo realizar uma consulta de campos num curto espaço de tempo. No caso dos registros em papel, a busca é mais complicada, mas existem algumas ferramentas para facilitá-la. Uma delas é o cadastro de agendas de endereços por nome e objeto. Estes foram elaborados ano a ano, listando em ordem alfabética todos os sujeitos com os quais haviam tido relatórios e indicando a seguir todos os números progressivos que lhes diziam respeito. Por exemplo, se procuro um documento enviado ao Sr. Rossi, bastava encontrar "Rossi" na lista telefônica e depois verificar um por um os números de protocolo relacionados. O mesmo foi feito para o objeto da documentação (por exemplo "A" de "Anagrafe", etc.).
O Protocolo Reservado
O registro protocolar é um ato público. Para todos os documentos que possuem particular confidencialidade, algumas instituições também elaboraram um cadastro denominado “protocolo confidencial”, que é administrado diretamente pelas esferas superiores da entidade, sem passar pelo Gabinete de Protocolo e demais funcionários, a menos que não sejam especificamente autorizados. Por exemplo, num município, apenas o prefeito tem acesso ao protocolo confidencial, e possivelmente os assessores, numa prefeitura apenas o prefeito, e assim por diante. A acessibilidade é estabelecida pelo regulamento.
Documentos de natureza pessoal, como cartas disciplinares dirigidas a colaboradores, ou documentos que contenham outros dados de natureza sensível, ou protegidos por sigilo oficial, são normalmente registrados no protocolo confidencial. O protocolo reservado segue numeração própria.
Validade legal do protocolo
Cada sujeito deve ter apenas um protocolo (exceto o registro reservado), pois é o elo fundamental por onde passa sua memória à medida que se forma.
O protocolo tem validade jurídica e é obrigatório por lei em todos os órgãos públicos. É necessário que todos os quatro elementos necessários à gravação (progressivo, data, remetente ou destinatário, registo) estejam presentes e que seja fechada e aberta regular e precisamente no início do novo ano civil. Se estas regras forem respeitadas, o protocolo assume a característica de ato de fé público privilegiado: pode, portanto, ser utilizado não apenas para necessidades práticas ou administrativas, mas também em qualquer necessidade probatória no campo judicial, e tem validade absoluta ("faz fé" como prova), exceto quando a falsificação for explicitamente comprovada.
A proteção que o protocolo garante no judiciário fez com que mesmo alguns sujeitos privados se dotassem de um escritório protocolar, inteiramente semelhante ao dos sujeitos públicos.
